Projekt: ELAK Government Verbund

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War bis vor kurzem der elektronische Akt in der Gemeinde vor allem eine Organisations- und Kostenfrage, steht mit Go-ELAK dem elektronischen Aktenamangement nichts mehr im Weg.

Der elektronische Akt (ELAK) ist ein fixer Bestandteil in Bundesverwaltung und in den Ländern. Konzeptionell steht damit ein Werkzeug zur Verfügung, das medienbruchfreien Aktenverkehr innerhalb von Verwaltungsebenen und zwischen Verwaltungshierarchien ermöglicht. Bis vor kurzem konnten die Gemeinden die immensen Vorteile elektronischen Aktenverkehrs nicht nutzen.
Das Zentrum für E-Government hat dieses Potential erkannt und gemeinsam mit Unisys Österreich ein Vergehensmodell entwickelt, dass sowohl für die Bedürfnisse der Gemeinden praktikabel als auch finanzierbar ist. Im Jahr 2006 wurde der Prototyp in Gföhl in den Testbetrieb geschickt, 2007 war der Start zum Echtbetrieb. Seither haben sich viele Gemeinden im dafür errichteten Verein „ELAK-Government Verbund“ vereint um die Vorteile elektronischer Geschäftsabwicklung sehr erfolgreich und kostengünstig zu nutzen.

Usability im Vordergrund
Das neue System ist ein technologischer Quantensprung. Die Gemeindemitarbeiter sind begeistert von der einfachen Handhabung des ELAK der nächsten Generation. Der ELAK beinhaltet ein spezielles „intelligentes DMS (Dokumentenmanagementsystem) und elektronisch geführte Verwaltungsabläufe (Workflow). In Zukunft können weitere Verwaltungsabläufe ohne aufwendiges „programmieren“ elektronisch abgebildet werden.

Medienbruchfreies E-Government
„Go elak“ setzt auf 100%-ige Erfassung. Protokolliert werden komplexe Angelegenheiten wie Bauakte, E-Mails bis zur einfachen Aktennotiz. Einfach alles was bisher in einen Ordner aufgehoben wurde, kommt in den ELAK. Information auf „Knopfdruck“ ist nur möglich, wenn ALLE Schriftstücke im ELAK erfasst werden. Die derzeitigen Systeme sind „elektronisch löchrig“. Sie erfassen nur Teilbereiche. Der „ganzheitlicher“ Weg von „go elak“ bringt in Echtzeit lückenlose Informationen auf „Knopfdruck“ für Bürgermeister, Amtsleiter, Sachbearbeiter, Bürger (Kunde) und Wirtschaft.

Projektpartner

Donau-Universität Krems, Zentrum für E-Government
Regionalmanagement Niederösterreich
Unisys Österreich

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